Zaakgericht werken

Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van ‘zaken.’ Een zaak is in dit verband een samenhangende hoeveelheid werk, met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt kan worden. Bij dienstverlening kan een (aan-)vraag de aanleiding zijn om een zaak te starten en te behandelen. De zaak eindigt met het leveren van de gevraagde dienst, in de vorm van het resultaat van de zaak. Dat kan dus ook het besluit zijn om de (aan-)vraag niet te honoreren. Het concept van zaakgericht werken legt een frame van statusovergangen over de processen heen.

Waarom is zaakgericht werken zo belangrijk en actueel?

Het Kabinetsbeleid is erop gericht dat bedrijven en burgers de zaken die ze met de overheid doen digitaal moeten kunnen afhandelen. Daarvoor is het noodzakelijk dat de overheid alle informatie, die voor burgers relevant is, digitaal beschikbaar maakt. Statusinformatie over de voortgang van de behandeling van een zaak valt hier onder, evenals (deel van) de inhoud van het desbetreffende zaakdossier en een duurzame toegankelijkheid hiervan. Zaakgericht werken helpt overheidsorganisaties dus invulling te geven aan de landelijke strategie voor het realiseren van een Digitale Overheid.

Zaaksysteem, zaaktypen, zaaktypecatalogus en de zaak

Een zaaksysteem is een software-oplossing waarmee u als organisatie meer regie krijgt en behoudt op lopende processen. Daarnaast maakt het zaakgericht werken het mogelijk om op ieder moment inzicht te krijgen in de actuele status van een zaak. Zo kunt u informatie op de juiste manier digitaal ordenen, de status en doorlooptijd van een lopende of afgeronde zaak inzien en is de benodigde informatie over een zaak (vaak) overal toegankelijk.

In een zaaksysteem worden processen ook wel zaaktypen genoemd. Organisaties hebben vaak veel processen, soms wel honderden. De verzamelplaats van zaaktypen is de zaaktypecatalogus, ook wel als ZTC afgekort. In deze ZTC wordt alles vastgelegd wat er rondom een zaak moet gebeuren.

In de ZTC wordt van iedere zaak minstens vastgelegd;

de statussen van een zaak (geregistreerd, in behandeling of afgehandeld),
welke documenten er nodig zijn in dit proces om de zaak compleet te kunnen maken en op basis van een context snel te vinden zijn (de inkomende aanvraag, het uitgaand aanvullend verzoek van informatie, de interne rapportage of de uitgaande beschikking),
welke (functie)rollen (met gebruikers) bij een zaak betrokken moeten zijn en welk type autorisatie zij hebben op basis van hun doelbinding (geen toegang, raadplegen, bewerken of verwijderen.

De implementatie

Het bepalen welk zaaksysteem het beste bij de organisatie past daar zal best goed over zijn nagedacht in de aanbesteding. Voor het inrichten van een zaaksysteem en de ZTC is vaak een uitgebreid ontwerp en een projectplan opgesteld. Toch is de hulp van een externe specialist vaak een welkome aanvulling in de projectgroep. Met name het onderdeel om de organisatie mee te nemen welke veranderingen het zaakgericht werken met zich mee brengt.

Mijn specialisme op het gebied van zaakgericht werken is;

de ondersteuning bieden bij de invoering van zaakgericht werken (met welke wettelijk- en beleidskaders dien je als organisatie rekening mee te houden),
helpende hand bij de uitvoering van een nulmeting van het huidige zaaksysteem,
het ondersteunen bij het (her)inrichten van de ZTC,
de ondersteuning leveren in de vorm van trainingen om management en vooral de gebruikers de voordelen te laten inzien van het zaakgericht werken

Meer weten over de ondersteuning die ik kan aanbieden bij de implementatie of het verbeteren van zaakgericht werken? Neem contact op via het contract formulier