HOTSPOTDOSSIER COVID-19

HOTSPOTDOSSIER COVID-19

Gisteren was ik op werkbezoek bij de Penitentiaire Inrichting (PI) in Veenhuizen. Doel: ondersteuning leveren bij het compleet maken van het COVID-19 hotspot dossier in de applicatie die daarvoor is aangewezen, JOIN zaak en document

Vanaf oktober 2022 ondersteun ik 1 dag per week de afdeling recordmanagement bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Mijn taak is o.a. de hotspot COVID-19 dossiers van ieder organisatie onderdeel compleet te krijgen zodat de volledigheidscontrole kan worden uitgevoerd. Op termijn zullen dan alle dossiers over COVID-19 bij DJI worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Een behoorlijke klus.

Hotspotmonitor

Met de hotspotmonitor worden gebeurtenissen en kwesties in de samenleving geïdentificeerd die veel maatschappelijke beroering hebben veroorzaakt en die grote invloed hebben gehad op de activiteiten van de organisatie. Het doel van dit instrument is om er voor te zorgen dat periodiek en vanuit het perspectief van de samenleving archiefbescheiden die betrekking hebben op hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring. Een hotspot is gedefinieerd als ‘een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling’. Voorbeelden van een nationale crisis, calamiteit of ramp zijn de Schipholbrand, de MH17-ramp, de moord op Pim Fortuin of de coronacrisis.

Binnen de Rijksoverheid is COVID-19 als hotspot benoemd. De Rijks CIO (BZK) en de algemene rijksarchivaris (Nationaal Archief) hebben medio april 2020 de coronacrisis aangewezen als zogenoemde ‘hotspot’. Dit betekent dat alle informatie (documenten, mails, maar evt. ook webpagina’s) die COVID-19 betreft direct al moesten worden opgeslagen om goed te kunnen worden gearchiveerd. Een dergelijke hotspot kan volgens een selectielijst te vernietigen informatie alsnog in aanmerking komen voor eeuwige bewaring. De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) is aangewezen om namens het rijk de crisiscommunicatie en -coördinatie uit te voeren.

Nú is het zaak deze COVID-19-informatie te verzamelen om deze duurzaam toegankelijk te houden. Want het effect van ontoegankelijke informatie is hetzelfde als van vernietigde informatie: je kunt er niet bij. 

Selectielijst JenV

Super leuk om de organisatieonderdelen te ondersteunen dat alle informatiebestanden (dat kunnen verslagen, memo's, rapportages, foto's maar ook instructiefilmpjes of webpagina's zijn) in de juiste applicatie worden opgeslagen. Binnen DJI is daar ook een werkproces voor benoemd en beschreven in de selectielijst van het ministerie van JenV. Dit document bevat de gestructureerde opsomming van werkprocessen en de waarderingen (bewaartermijnen) van de informatie in relatie tot processen. Informatie komt na bepaalde tijd voor vernietiging in aanmerking of is blijvend te bewaren. De minister van JenV, tevens de zorgdrager zoals genoemd in de Archiefwet 1995, is belast met het ontwerpen en opstellen van selectielijsten voor zijn ministerie.

Proces versus zaaktype

Binnen een zaaksysteem noemen we een proces een zaaktype. Alle zaaktypen tezamen vormen de zaaktype catalogus (ZTC). Het COVID-19 dossier valt onder het zaaktype: 'Het coördineren en/of treffen van maatregelen bij een nationale crisis, calamiteit of ramp'. De waardering voor dit proces bewaartermijn is SA-B3. Dit is een typering voor processen die betrekking hebben op (tijdelijke) cruciale ontwikkelingen c.q. procedures.

Bestuursmanagement Ondersteuning: het was een eind rijden maar fijn om jullie op weg te helpen naar een compleet COVID-19 dossier.

Bedankt voor de gastvrijheid van vandaag.