ZAAKGERICHT WERKEN VOOR OLB (BONAIRE)

ZAAKGERICHT WERKEN VOOR OLB (BONAIRE)

Vandaag onderweg naar Bonaire, onze koninklijke achterna? Nee. Voor het Openbaar Lichaam Bonaire (OLB) mag ik een week diverse trainingen zaakgericht werken verzorgen en de functioneel beheerders van het zaaksysteem (JOIN) ondersteunen bij de herinrichting van interne bedrijfsvoering processen. Tevens ga ik voor Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) op bezoek bij JICN Bonaire, de penitentiaire inrichting van Bonaire, maar daarover later een aparte blog.

Na 1,5 jaar online ondersteuning te hebben geboden is het nu tijd om richting het OLB te gaan. Medio 2020 is een start gemaakt met de invoering van zaakgericht werken. Echter is een doorontwikkeling nu noodzakelijk. Niet alleen technisch en functioneel maar ook de gebruikers van het zaaksysteem te ondersteunen bij deze relatief nieuwe werkwijze. Het is ook niet gemakkelijk om het papier gedag te zeggen en te vertrouwen op alle techniek. Mijn overeenkomsten van opdracht krijg ik nog altijd fysiek ondertekend en bestempeld retour gestuurd naar het huisadres. Daar is dus nog wel winst op te behalen. Bedacht met net toen mijn vrouw me afzette bij Schiphol dat ik er zelf ook moeite mee had te vertrouwen op alles wat ik digitaal had ontvangen om op mijn bestemming te komen (boarding pass, ticket, hotel en huurauto voucher bewaar je alleen nog op je mobile device, niets geen printjes meer).

Toch is er bij het OLB al een flinke start gemaakt met het zaakgericht werken en papierloos vergaderen. Er zijn ongeveer 70 processen in het zaaksysteem actief. Echter nog niet zoals wij het in Nederland kennen, met een volledige archiefnominatie en waardering. Als dat niet goed ingeregeld is kan ik dat het beste illustreren met het rijden in een auto met 3 wielen (i.p.v. 4). Rechtdoor zal misschien nog wel gaan meer een bocht nemen wordt al lastiger. Daarom gaan we nu de verbeteringen doorvoeren en is ons zaaksysteem, wordt niet direct een Mercedes maar wel een auto die voldoet aan alle eisen om veilig gebruik te maken van de openbare weg.

Ik heb een presentatie gemaakt met daarin een leuke metafoor om de aanwezigen in de workshops (bestuur, proceseigenaren, afdelingshoofden en gebruikers) te overtuigen van de vele voordelen met het werken in een zaaksysteem, voor alle lagen van de organisatie. Daarbij gaat het ook om goed en zorgvuldig registreren zodat we ook snel zaken en hun gekoppelde bestanden kunnen vinden. Want zoeken willen we niet, daar hebben proces behandelaren een hekel aan. Leuk om vorige week nog in een overleg te horen van een manager die zei: "..... om even in Tom zijn bewoordingen te spreken zeggen we hier nu: in JOIN staat de waarheid". Dat maakt het nou zo leuk om kennis te delen, zien dat het wordt opgepakt.

Pim Fortuin zou zeggen "Ik heb er zin aan, at your service". Ik sluit me bij hem aan.